KI & unstrukturierte Daten: Wie KI Ihre Dokumente endlich nutzbar macht

Prozessdokumente, Anleitungen, Onboarding-Guides – in jedem Unternehmen gibt es sie. Und meistens auch viel zu viele davon.
Die Informationen existieren, doch sie sind verstreut in SharePoint-Ordnern, E-Mail-Anhängen oder tief vergraben in PDFs. Wer etwas sucht, fragt lieber den Kollegen als die Suchfunktion.

Dabei könnten moderne KI-Tools wie ChatGPT, Azure OpenAI oder Copilot genau hier ansetzen – wenn man sie richtig einbindet.

Das Problem: Wissen ist vorhanden, aber niemand findet es

Viele Unternehmen investieren Zeit in das Schreiben von Anleitungen und Prozessdokumentationen – aber kaum jemand liest sie. Nicht, weil der Inhalt schlecht ist, sondern weil:

• die Dokumente schlecht auffindbar sind,
• Inhalte veraltet oder doppelt vorhanden sind,
• niemand weiss, wo etwas steht und ob es aktuell ist.

Das führt dazu, dass Mitarbeitende im Alltag immer wieder dieselben Fragen stellen – und der Wissensstand einzelner Personen wichtiger wird als die Doku. Dabei steckt in diesen Dateien ein riesiger Schatz: Unternehmenswissen, Erfahrungswerte, Prozesssicherheit.

KI macht unstrukturierte Daten zugänglich

Genau hier setzen moderne KI-Modelle wie GPT an. Statt jede Datei manuell zu durchsuchen oder sich durch verschachtelte Ordner zu klicken, stellt man einfach eine Frage – und die KI antwortet.

Beispiele aus dem Alltag:

• „Wie lange ist meine Kündigungsfrist laut Mitarbeiterreglement?“
• „Welche Schritte sieht der Standardprozess für die Projektfreigabe vor?“
• „Was muss ich beim Setup eines neuen Notebooks beachten?“

Die Voraussetzung dafür: Die KI muss auf Ihre Dokumente zugreifen können – und zwar so, dass sie kontextbezogen, aktuell und sicher antworten kann.

Welche Tools machen das möglich?

1. Azure Cognitive Search + Azure OpenAI (RAG)

Die Kombination aus Azure Cognitive Search und Azure OpenAI bietet eine professionelle Lösung für den Zugriff auf Ihre Unternehmensdokumente.

• Dokumente (PDFs, Word, HTML, etc.) werden automatisch indexiert.
• Die Suchfunktion analysiert Inhalt und Struktur.
• GPT greift über die Suchfunktion auf relevante Inhalte zu (RAG = Retrieval Augmented Generation).
• Die Antwort basiert nicht auf Training, sondern auf Ihren echten Dokumenten – mit Quellenangabe.

✅ Ideal für interne GPT-Chatbots, Onboarding-Assistenten oder Helpdesks.

2. Eigene GPTs – jetzt auch produktiv mit ChatGPT Enterprise

Früher waren eigene GPTs nur für Demos geeignet. Heute sieht das anders aus:

Mit der Enterprise- oder Team-Version von ChatGPT können Unternehmen produktive GPTs bauen, die:

• mit eigenen Dokumenten (PDF, Word, Text) gefüttert werden,
• nicht ins Training fliessen (Datenschutz & DSGVO-konform),
• teamweit verfügbar und verwaltbar sind,
• zentral gepflegt werden können – inkl. Rollen- und Zugriffskontrolle.

Damit lässt sich z. B. ein GPT-Assistent für das Vertriebsteam, das Onboarding oder den Projekt-Support aufbauen – ohne eigenen Code, ohne Azure-Konto.

✅ Ideal für kleine bis mittlere Szenarien – schnell umsetzbar, produktiv einsetzbar.

3. Microsoft 365 Copilot + Semantic Index

Für Unternehmen, die bereits in der Microsoft-Welt zuhause sind, wird Copilot in Word, Outlook oder Teams eine Schlüsselrolle spielen. Mit dem Semantic Index kann Copilot strukturierte und unstrukturierte Inhalte durchsuchen, verstehen und in Echtzeit nutzen.

Noch steht diese Technologie am Anfang – aber die Richtung ist klar: In Zukunft werden KI-Assistenten direkt in Ihren Arbeitsalltag eingebettet sein – vorausgesetzt, Ihre Daten sind bereit.

Aber: Auch unstrukturierte Daten brauchen Struktur

So gut GPT & Co. geworden sind – sie können keine Wunder vollbringen. Ein paar Dinge sollten Sie dennoch vorbereiten, damit Ihre KI-Lösung auch sinnvolle Ergebnisse liefert:

• Klare Dateibenennung: Prozess_XYZ_2023_v2.pdf ist besser als Dokument_final_neu_neu.pdf.
• Konsistente Ordnerstruktur: Themen, Abteilungen oder Use Cases logisch sortieren.
• Metadaten verwenden: Erstelldatum, Versionsstand, Zielgruppe.
• Veraltete Inhalte löschen: Redundanz führt zu Verwirrung – auch für GPT.
• OCR für gescannte PDFs: KI braucht lesbaren Text.

➡️ Denken Sie daran: GPT kann Texte verstehen – aber keine Chaos-Strukturen durchschauen.

Fazit: Ihr Wissen ist schon da – machen Sie es endlich nutzbar

Wenn Ihre Mitarbeitenden heute noch mühsam durch Dokumente klicken oder auf Kollegen angewiesen sind, obwohl das Wissen eigentlich existiert, dann ist es Zeit für den nächsten Schritt.
GPT, Copilot & Co. sind nicht Zukunft – sie sind jetzt. Und sie können echte Entlastung bringen – wenn Ihre Informationen richtig eingebunden sind.

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